Poslovanje srednje velikega podjetja je bilo pretežno vezano na sprejem/izdajo blaga in s tem delo z dokumenti. Z večanjem obsega dela so se pokazale slabosti.

Za iskanje dokumentov so uporabniki porabili preveč časa. Pogosto so jih založili ali celo izgubili. Papirni arhiv se je konstantno povečeval. Postajal je nepregleden. Ker se je nahajal na drugi lokaciji, so si uporabniki pogosto ustvarjali interne kopije, celo lastne arhive. Zaradi neustrezne klime v skladiščnih prostorih se je zmanjšala berljivost starejših dokumentov.

Naraščajoči stroški hrambe so vodstvu narekovali uvedbo elektronskega arhiva. Odločili so se za kombinacijo zunanjega skeniranja in uporabe lastnih virov. Pomembnejše dokumente skenirajo sami, ostale papirne dokumente tekočega tedna pa zberejo v škatle in jih posredujejo zunanjemu izvajalcu v skeniranje. Zaradi varnost vse dokumente hranijo v lastnem elektronskem arhivu v podjetju.

Glede na organizacijsko strukturo podjetja so dokumenti pregledno razvrščeni v načrtu razvrščanja gradiva. Da bi zagotovili razpoložljivost dokumentov ves čas hrambe, vse dokumente ob zajemu pretvorijo v format za dolgoročno hrambo (PDF/A, TIFF).

Dostop do dokumentov in metapodatkov imajo samo uporabniki z ustreznimi pravicami.
Vidijo samo dokumente z nižjo ali enako stopnjo tajnosti. Zaradi možnosti iskanja po metapodatkih in celotnem besedilu dokumentov, poteka njihovo delo hitreje. V elektronskem arhivu se beležijo vsi vpogledi in spremembe dokumentov ali metapodatkov. Poskrbljeno je za avtentičnost in celovitost.

Z akreditacijo elektronskega arhiva pri arhivu RS so se odprle možnosti za nadzorovano zmanjševanje obsega papirnega arhiva. Sprejeli so notranja pravila in s tem zagotovili pravno veljavnost v elektronskem arhivu hranjenih dokumentov.

Kasneje so elektronski arhiv povezali še z informacijskim sistemom. Vsi poslani dokumenti se samodejno shranjujejo na ustrezna mesta v načrtu razvrščanja gradiva. Prejeti dokumenti, ki jih posamično ali masovno zajamejo v elektronski arhiv, se razvrstijo v načrtu razvrščanja gradiva in povežejo z ustreznimi zapisi v aplikaciji. Uporabnik aplikacije tako dostopa do elektronskih dokumentov neposredno iz aplikacije.