Proces potrjevanja računov je poleg vhodne pošte eden najpogosteje izvedenih procesov v dokumentnem sistemu. Možnosti izvedb je veliko, zato v nadaljevanju navajamo le najpreprostejšo izvedbo.

Račune, ki jih v vložišču paketno skenirajo in evidentirajo gredo v več-nivojsko potrjevanje ali vmesno presojo ustreznim službam. Posrednik v primeru večjega podjetja preveri podatke na računu, jih po potrebi dopolni (razdeljevanje zneska po ključih/stroškovnih mestih ali zneskih/odstotkih, vpis TRR, …), iz organizacijske sheme izbere prvega potrjevalca in mu pošlje račun v pregled. Slednji preveri podatke o računu, jih eventualno dopolni in račun posreduje naslednjemu potrjevalcu. Ta je praviloma vodja službe ali direktor in temu na naslednjih nivojih sledi še potrjevanje vodstva (uprave), lahko tudi iz tujine. Potrjevalci so določeni glede na nastavitve v organizacijski shemi in omejitve pristojnosti.

Računovodstvo prevzame račun, ga po potrebi dopolni s podatki, poknjiži vse postavke računa na ustrezne konte in račun pripravi za plačilo. Likvidacija računov poteka v tesni povezavi s poslovno informacijskim sistemom (saldakonti/glavna knjiga). Sistema obojestransko izmenjujeta podatke (prenos podatkov o računih in prenos podatkov o plačanem računu iz saldakontov v dokumentni sistem, prenos zneskov po stroškovnih mestih v saldakonte, … ipd.).

Izboljšave procesa gredo v smeri odprave podvajanja dela. Če je bilo naročilo blaga ali storitve predhodno že potrjeno s strani odgovornih oseb in se zneska prejetega računa in naročilnice ujemata, je ponovno potrjevanje računov nesmiselno.