IMiS/wClient
Spletni odjemalec IMiS/wClient je namenjen zajemu in upravljanju gradiva elektronskega izvora. Preko spletne storitve IMiS/Storage Connector Services REST se povezuje z različnimi arhivskimi strežniki IMiS/ARChive Server. Strežnik zagotavlja varno dolgoročno hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva in pripadajočih metapodatkov. Uporabniki lahko dostopajo do gradiva iz poljubnega spletnega brskalnika.
VARNA AVTENTIKACIJA UPORABNIKOV
Omogočena je varna avtentikacija lokalnega uporabnika arhiva preko uporabniškega imena in gesla, registriranega v zunanjem imeniku, ki se sinhronizira z arhivskim strežnikom preko LDAP. Zagotavlja vse trenutno aktualne tehnološke metode zaščite pred nepooblaščenimi dostopi do hranjenih informacij. Varnost gradiva zagotavlja z unikatnimi identifikatorji (ID), ki je vsaki entiteti in posameznim vsebinam določen ob shranjevanju na arhivskem strežniku IMiS/ARChive Server. Identifikatorji so šifrirani in preprečujejo neavtorizirane dostope, pregledovanje in brisanje.
Omogočena je varna avtentikacija lokalnega uporabnika arhiva preko uporabniškega imena in gesla, registriranega v zunanjem imeniku, ki se sinhronizira z arhivskim strežnikom preko LDAP. Zagotavlja vse trenutno aktualne tehnološke metode zaščite pred nepooblaščenimi dostopi do hranjenih informacij. Varnost gradiva zagotavlja z unikatnimi identifikatorji (ID), ki je vsaki entiteti in posameznim vsebinam določen ob shranjevanju na arhivskem strežniku IMiS/ARChive Server. Identifikatorji so šifrirani in preprečujejo neavtorizirane dostope, pregledovanje in brisanje.
DOSTOP DO GRADIVA
Pravice dostopa do gradiva in metapodatkov ter njihovo upravljanje je ključnega pomena za zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti in avtentičnosti arhiviranega gradiva. Uporabniki in skupine dostopajo samo do gradiva, do katerega so glede na stopnjo tajnosti gradiva, nivo tajnosti uporabnika ali skupin in pravice dostopa do gradiva in metapodatkov upravičeni. Dostop do gradiva in izvajanje dejanj preko aplikacij je omogočen tudi uporabnikom, ki so posredno prijavljeni (delegati). Glede na nastavitve arhivskega strežnika lahko dostopne pravice učinkujejo samo za določeno entiteto ali pa se dedujejo po vseh hierarhično podrejenih entitetah. Uporabnik s pravicami ima tudi možnost določitve dostopnih pravic za atribute tipa imeniška entiteta. Pravice veljajo za vse entitete, na katere se vrednosti takšnih atributov nanašajo.
Pravice dostopa do gradiva in metapodatkov ter njihovo upravljanje je ključnega pomena za zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti in avtentičnosti arhiviranega gradiva. Uporabniki in skupine dostopajo samo do gradiva, do katerega so glede na stopnjo tajnosti gradiva, nivo tajnosti uporabnika ali skupin in pravice dostopa do gradiva in metapodatkov upravičeni. Dostop do gradiva in izvajanje dejanj preko aplikacij je omogočen tudi uporabnikom, ki so posredno prijavljeni (delegati). Glede na nastavitve arhivskega strežnika lahko dostopne pravice učinkujejo samo za določeno entiteto ali pa se dedujejo po vseh hierarhično podrejenih entitetah. Uporabnik s pravicami ima tudi možnost določitve dostopnih pravic za atribute tipa imeniška entiteta. Pravice veljajo za vse entitete, na katere se vrednosti takšnih atributov nanašajo.
RAZVRŠČANJE GRADIVA
Uporabnik uvršča gradivo v načrt razvrščanja gradiva (klasifikacijski načrt), kjer je vzpostavljena hierarhija entitet (razredov, zadev, dokumentov). Vsaka entiteta ima unikatno klasifikacijsko oznako, ki jo uporabnik lahko določi tudi ročno. Število nivojev razredov in zadev je praktično neomejeno in je v posameznih delih arhiva različno. Na istem nivoju je omogočeno tudi shranjevanje različnih vrst entitet. Zaradi večje preglednosti lahko uporabnik izbere kategoriziran prikaz zbirke entitet.
Uporabnik uvršča gradivo v načrt razvrščanja gradiva (klasifikacijski načrt), kjer je vzpostavljena hierarhija entitet (razredov, zadev, dokumentov). Vsaka entiteta ima unikatno klasifikacijsko oznako, ki jo uporabnik lahko določi tudi ročno. Število nivojev razredov in zadev je praktično neomejeno in je v posameznih delih arhiva različno. Na istem nivoju je omogočeno tudi shranjevanje različnih vrst entitet. Zaradi večje preglednosti lahko uporabnik izbere kategoriziran prikaz zbirke entitet.
IZVAJANJE DEJANJ
Skladno z dostopnimi pravicami lahko uporabnik dodaja, ureja, briše in premika gradivo, pregleduje podatke o gradivu, spreminja status in nivo varnosti gradiva, pridobiva dokaze o pristnosti gradiva, uvaža/izvaža gradivo, dodaja reference na drugo gradivo in ustvarja nove različice dokumentov. Sporočila elektronske pošte arhivira na način »Povleci in spusti« tako,da jih označi in prenese v klasifikacijski načrt. Zaradi hitrejšega iskanja gradiva v papirnem arhivu, uporabnik vnese metapodatke o domači in trenutni lokaciji fizičnega gradiva, statusu in datumu njegove spremembe ter skrbniku fizičnega gradiva.
Skladno z dostopnimi pravicami lahko uporabnik dodaja, ureja, briše in premika gradivo, pregleduje podatke o gradivu, spreminja status in nivo varnosti gradiva, pridobiva dokaze o pristnosti gradiva, uvaža/izvaža gradivo, dodaja reference na drugo gradivo in ustvarja nove različice dokumentov. Sporočila elektronske pošte arhivira na način »Povleci in spusti« tako,da jih označi in prenese v klasifikacijski načrt. Zaradi hitrejšega iskanja gradiva v papirnem arhivu, uporabnik vnese metapodatke o domači in trenutni lokaciji fizičnega gradiva, statusu in datumu njegove spremembe ter skrbniku fizičnega gradiva.
VERZIONIRANJE GRADIVA
Verzioniranje je postopek ohranjanja več različic gradiva. Omogoča razlikovanje starejših in novejših različic gradiva, lažji nadzor nad spremembami in možnost njihove razveljavitve. Uporabniku je omogočeno verzioniranje dokumentov osnovanih na predlogah z verzionabilnimi atributi. Različice dokumenta lahko ustvarja (Check out), pregleduje, spreminja, objavi (Check In) ali zavrže (Discard).
Verzioniranje je postopek ohranjanja več različic gradiva. Omogoča razlikovanje starejših in novejših različic gradiva, lažji nadzor nad spremembami in možnost njihove razveljavitve. Uporabniku je omogočeno verzioniranje dokumentov osnovanih na predlogah z verzionabilnimi atributi. Različice dokumenta lahko ustvarja (Check out), pregleduje, spreminja, objavi (Check In) ali zavrže (Discard).
UPRAVLJANJE Z VSEBINAMI
V dokumente, ki se nahajajo v načrtu razvrščanja gradiva lahko uporabnik dodaja vsebine na način »Povleci in spusti« ali iz datotečnega sistema. Vsebine lahko odpira, pregleduje, kopira, razčlenjuje, posodablja, premika, prenaša, označuje za kasnejše indeksiranje ali prevorbo in briše.
V dokumente, ki se nahajajo v načrtu razvrščanja gradiva lahko uporabnik dodaja vsebine na način »Povleci in spusti« ali iz datotečnega sistema. Vsebine lahko odpira, pregleduje, kopira, razčlenjuje, posodablja, premika, prenaša, označuje za kasnejše indeksiranje ali prevorbo in briše.
BELEŽENJE DOSTOPOV IN DOGODKOV
Iz revizijske sledi so razvidni vsi dostopi in dogodki nad arhiviranim gradivom. Do revizijske sledi lahko dostopajo samo uporabniki z ustrezno vlogo določeno na strežniku IMiS/ARChive Server. Za vsak razred, zadevo in dokument je zabeleženo, kdaj je uporabnik ali delegirana oseba izvajala določeno dejanje in iz katere naprave.
Iz revizijske sledi so razvidni vsi dostopi in dogodki nad arhiviranim gradivom. Do revizijske sledi lahko dostopajo samo uporabniki z ustrezno vlogo določeno na strežniku IMiS/ARChive Server. Za vsak razred, zadevo in dokument je zabeleženo, kdaj je uporabnik ali delegirana oseba izvajala določeno dejanje in iz katere naprave.
ISKANJE PO METAPODATKIH IN CELOTNEM BESEDILU
Ena najpomembnejših funkcionalnosti elektronskega arhiva je zmožnost iskanja gradiva. Uporabnik izvaja iskanje po celotnem arhivu ali samo pod izbrano entiteto, glede na pravice dostopa. Strežnik IMiS/ARChive Server omogoča uporabniku iskanje po: metapodatkih gradiva, celotnem besedilu vsebine dokumentov, nazivu vsebin dokumentov ali metapodatkih gradiva in celotnem besedilu vsebin dokumentov hkrati. Iskalni pogoj lahko uporabnik omeji samo na začetni ali poljubni vmesni del iskalnega niza in je neodvisen od malih/velikih črk.
Ena najpomembnejših funkcionalnosti elektronskega arhiva je zmožnost iskanja gradiva. Uporabnik izvaja iskanje po celotnem arhivu ali samo pod izbrano entiteto, glede na pravice dostopa. Strežnik IMiS/ARChive Server omogoča uporabniku iskanje po: metapodatkih gradiva, celotnem besedilu vsebine dokumentov, nazivu vsebin dokumentov ali metapodatkih gradiva in celotnem besedilu vsebin dokumentov hkrati. Iskalni pogoj lahko uporabnik omeji samo na začetni ali poljubni vmesni del iskalnega niza in je neodvisen od malih/velikih črk.
PRIDOBIVANJE DOKAZIL O PRISTNOSTI
Dokazila o pristnosti se ustvarijo na strežniku IMiS/ARChive Server za entitete, katerih lastnosti ustrezajo vsaj enemu pravilu za ustvarjanje dokazil in imajo vsaj en metapodatek ali vsebino, ki je predvidena za ustvarjanje dokazil. Ustvarjanje dokazil se odvija paketno po vnaprej določenem časovnem intervalu.
Dokazila o pristnosti se ustvarijo na strežniku IMiS/ARChive Server za entitete, katerih lastnosti ustrezajo vsaj enemu pravilu za ustvarjanje dokazil in imajo vsaj en metapodatek ali vsebino, ki je predvidena za ustvarjanje dokazil. Ustvarjanje dokazil se odvija paketno po vnaprej določenem časovnem intervalu.
ODBIRANJE IN IZLOČANJE
Odbiranje in izločanje je nadzorovan in načrtovan postopek za izvedbo prenosa, uničenja ali trajne hrambe elektronskega gradiva. Vključuje postopek priprave odbiranja in izločanja, pregled in odbiranje entitet v postopku odločanja, izvedbo postopka odbiranja in izločanja, prenos odbranih entitet, pregled vsebine vloženih dokumentov in pregled izbranih rokov hrambe. Glede na rok hrambe entitete, ki določa koliko časa je potrebno posamezno entiteto hraniti v arhivskem sistemu, vsebuje entiteta še privzeto akcijo, ki se bo izvedla v postopku odbiranja in izločanja. Akcijo lahko spremenijo uporabniki s pravicami (člani komisije), ki izvajajo odbiranje in izločanje.
Odbiranje in izločanje je nadzorovan in načrtovan postopek za izvedbo prenosa, uničenja ali trajne hrambe elektronskega gradiva. Vključuje postopek priprave odbiranja in izločanja, pregled in odbiranje entitet v postopku odločanja, izvedbo postopka odbiranja in izločanja, prenos odbranih entitet, pregled vsebine vloženih dokumentov in pregled izbranih rokov hrambe. Glede na rok hrambe entitete, ki določa koliko časa je potrebno posamezno entiteto hraniti v arhivskem sistemu, vsebuje entiteta še privzeto akcijo, ki se bo izvedla v postopku odbiranja in izločanja. Akcijo lahko spremenijo uporabniki s pravicami (člani komisije), ki izvajajo odbiranje in izločanje.
POVEZOVANJE Z VEČ STREŽNIKI
Spletni odjemalec IMiS/wClient se preko spletne storitve IMiS/Storage Connector Services REST povezuje z več arhivskimi strežniki IMiS/ARChive Server (glej shemo). To omogoča zajem vsebin in upravljanje gradiva v elektronski obliki za več ločenih organizacijskih enot iz ene same lokacije.
Spletni odjemalec IMiS/wClient se preko spletne storitve IMiS/Storage Connector Services REST povezuje z več arhivskimi strežniki IMiS/ARChive Server (glej shemo). To omogoča zajem vsebin in upravljanje gradiva v elektronski obliki za več ločenih organizacijskih enot iz ene same lokacije.
