VARNA AVTENTIKACIJA UPORABNIKOV
Avtentikacija uporabnikov poteka preko » user credential sheme« (user name/password)
z uporabo napredne tehnologije SRP-6A, ki omogoča izmenjavo občutljivih avtentikacijskih podatkov preko omrežja.

DOSTOP DO GRADIVA
Pravice dostopa do gradiva in metapodatkov ter njihovo upravljanje je ključnega pomena za zagotavljanje dostopnosti, uporabnosti, celovitosti in avtentičnosti arhiviranega gradiva.
Uporabniki in skupine dostopajo le do gradiva, do katerega so glede na stopnjo tajnosti gradiva, nivo tajnosti uporabnika ali skupin in pravice dostopa do gradiva in metapodatkov upravičeni. Dostop do gradiva in izvajanje dejanj v aplikacijah je omogočen tudi uporabnikom, ki so prijavljeni posredno (delegati).
Glede na nastavitve arhivskega strežnika lahko dostopne pravice učinkujejo samo za določeno entiteto ali pa se dedujejo po vseh hierarhično podrejenih entitetah.
Uporabnik s pravicami ima možnost določitve dostopnih pravic za atribute tipa imeniška entiteta. Pravice veljajo za vse entitete, na katere se vrednosti takšnih atributov nanašajo.

RAZVRŠČANJE GRADIVA
Uporabniki uvrščajo gradivo v klasifikacijski načrt glede na vsebino, pristojnosti, dejavnosti in poslovne ter strokovne funkcije v podjetju. Vsak razred, zadeva in dokument ima unikatno klasifikacijsko oznako, ki jo lahko uporabnik določi tudi ročno. Število nivojev razredov in zadev je praktično neomejeno in je v posameznih delih arhiva različno.
Na istem nivoju je omogočeno tudi shranjevanje različnih vrst entitet. Zaradi večje preglednosti lahko uporabnik izbere kategoriziran prikaz zbirke entitet.

IZVAJANJE DEJANJ
Skladno z dostopnimi pravicami lahko uporabnik dodaja, ureja, briše in premika gradivo, pregleduje podatke o gradivu, spreminja status in nivo varnosti gradiva, pridobiva dokaze o pristnosti gradiva, uvaža/izvaža gradivo, dodaja reference na drugo gradivo in ustvarja nove različice dokumentov. Sporočila elektronske pošte arhivira na način »Povleci in spusti« tako,
da jih označi in prenese v klasifikacijski načrt. Zaradi hitrejšega iskanja gradiva v papirnem arhivu, uporabnik vnese metapodatke o domači in trenutni lokaciji fizičnega gradiva, statusu in datumu njegove spremembe ter skrbniku fizičnega gradiva.

VERZIONIRANJE GRADIVA
Verzioniranje je postopek ohranjanja več različic gradiva. Omogoča razlikovanje starejših in novejših različic gradiva, lažji nadzor nad spremembami in možnost njihove razveljavitve.
Uporabniku je omogočeno verzioniranje dokumentov osnovanih na predlogah z verzionabilnimi atributi. Različice dokumenta lahko ustvarja (Check out), pregleduje, spreminja, objavi (Check In) ali zavrže (Discard).

UPRAVLJANJE Z VSEBINAMI
V dokumente, ki se nahajajo v načrtu razvrščanja gradiva lahko uporabnik dodaja vsebine iz datotečnega sistema ali preko skenerja. Vsebine odpira, pregleduje, kopira, razčlenjuje, posodablja, premika, prenaša, označuje za kasnejše indeksiranje ali prevorbo ter briše.

ZAJEM IN PRETVORBA ELEKTRONSKEGA GRADIVA
V načrtu razvrščanja gradiva uporabnik dodaja posamezno gradivo iz datotečnega sistema ali preko skenerja ob uporabi modula IMiS/Scan. Sporočila elektronske pošte arhivira tako, da jih označi v odjemalcu sporočilnega sistema in prenese na ustrezno mesto v načrtu razvrščanja gradiva na način »Povleci in spusti« (angl. Drag and Drop).
Ob zajemu gradiva se za vse elektronsko podpisane PDF/A, TIFF, XML in EML datoteke samodejno izvede preverjanje veljavnosti elektronskih podpisov.
Zajem podatkov o lokaciji fizičnega gradiva omogoča hitrejše iskanje določenega gradiva v papirnem arhivu. Uporabnik vnese metapodatke o domači in trenutni lokaciji gradiva, statusu in datum njegove spremembe in skrbnika fizičnega gradiva.
Odjemalec IMiS/Client omogoča pretvorbo vsebin v format PDF/A preko virtualnega tiskalnika IMiS/Convert To PDF-A. Ob pretvorbi se ohranijo vse komponente vsebine.

BELEŽENJE DOSTOPOV IN DOGODKOV
Iz revizijske sledi so razvidni vsi dostopi in dogodki nad arhiviranim gradivom in vsebinami.
Za vsak razred, zadevo in dokument je zabeleženo kateri uporabnik ali delegirana oseba je ob katerem času iz katerega računalnika izvajala kakšno dejanje, oziroma ali je do gradiva ali vsebin zgolj dostopal (branje) ali tudi spreminjal. Za pomembnejša dejanja se beležijo tudi podrobnosti.

ISKANJE PO METAPODATKIH IN CELOTNEM BESEDILU
Ena najpomembnejših funkcionalnosti elektronskega arhiva je zmožnost iskanja gradiva po metapodatkih in celotnem besedilu vsebin. Iskalni pogoj lahko uporabnik omeji samo na začetni ali poljubni vmesni del iskalnega niza in je neodvisen od malih/velikih črk. Iskanje izvaja po celotnem arhivu ali samo pod izbranim razredom ali zadevo.

ODBIRANJE IN IZLOČANJE
Odbiranje in izločanje je nadzorovan in načrtovan postopek za izvedbo prenosa, uničenja ali trajne hrambe elektronskega gradiva. Vključuje postopek priprave odbiranja in izločanja, pregled in odbiranje entitet v postopku odločanja, izvedbo postopka odbiranja in izločanja, prenos odbranih entitet, pregled vsebine vloženih dokumentov in pregled izbranih rokov hrambe. Glede na rok hrambe entitete, ki določa koliko časa je potrebno posamezno entiteto hraniti v arhivskem sistemu, vsebuje entiteta še privzeto akcijo, ki se bo izvedla v postopku odbiranja in izločanja. Akcijo lahko spremenijo uporabniki s pravicami (člani komisije), ki izvajajo odbiranje in izločanje.

POVEZLJIVOST Z VEČ STREŽNIKI IMIS/ARCHIVE SERVER
Odjemalca IMiS/Client lahko povežemo z več arhivskimi strežniki IMiS/ARChive Server, kar omogoča zajem vsebin in upravljanje gradiva v elektronski obliki za več ločenih organizacijskih enot iz ene same lokacije. Odjemalca IMiS/Client in IMiS/Scan dostopata do arhivskega strežnika preko programskega vmesnika IMiS/Storage Connector.