Za učinkovito upravljanje z dokumenti je potrebno uporabnikom zagotoviti dokumentni sistem, ki bo omogočal elektronsko izvedbo katerega koli procesa in bo poleg povezljivosti s sporočilnim sistemom in aplikacijami nudil vse potrebne funkcionalnosti za hitro in kvalitetno delo.

Hiter zajem dokumentov je omogočen s posamičnim in paketnim skeniranjem. Dokumenti se shranijo v arhivskem strežniku in vključijo v elektronske procese. Pristnost dokumentov uporabniki potrjujejo z elektronskim podpisom. Ta zagotavlja avtentičnost dokumenta in podpisnika, nespremenljivost podpisane vsebine in omogoča ugotavljanje izvora podpisane vsebine. Obstoj dokumentov v določenem trenutku in njegovo nespremenljivost potrjuje časovni žig.

Elektronska podpora procesom (workflow) uporabnikom omogoča optimizacijo dela z dokumenti, hitrejšo in boljšo obveščenost, enostaven in urejen načina dela s poslovno dokumentacijo, učinkovit nadzor nad izvajanjem poslovnih procesov, natančno sledljivosti opravljenega dela, …

Večjo učinkovitost dela lahko uporabniki dosežejo s iskanjem poljubnih delov besedila arhiviranih dokumentov. Nad vsemi dokumenti arhivski strežnik izvaja optično prepoznavanje besedila skeniranih dokumentov (OCR). Veliko časa prihranijo tudi na račun vnašanja besedila prejetih dokumentov (pretipkavanja).

Varnost shranjevanja velikega števila objektov, zanesljivo delovanje, hitro in enostavno iskanje objektov ter možnost njihovega shranjevanja ločeno od aplikacij so ključne prednosti uporabe elektronskega arhiva dokumentov.

Zaradi obojestranske izmenjave podatkov povezujemo dokumentni sistem z drugimi aplikacijami in sistemi. Dokumenti in podatki se razvrščajo na ustrezna mesta v dokumentnem sistemu. Uporabniki tako prihranijo na času vpisovanja evidenčnih podatkov in dosežemo večjo preglednost dokumentov.

Orodje za analizo procesov in podatkov uporabniku služi za ugotavljanje ozkih grl v procesu in posledično optimizacijo izvajanja procesa. Zaradi boljše odzivnosti delovanja se pogledi in analize izvajajo ločeno od dokumentnega sistema. Kvaliteten nadzor nad izvajanjem procesov je lahko tudi dobra osnova za vzpostavitev učinkovitejšega modela nagrajevanja.