Dokumentni sistem v splošnem sestavljajo štirje ključni podsistemi:

• jedro dokumentnega sistema (angl.: Core DMS) s funkcionalnostmi kreiranja dokumentov, nadzora nad dokumenti in iskanja po polnem besedilu;
• podpora poslovnim procesom (angl.: Workflow) osnovana na pravilih, vlogah in krogotoku dokumentov;
• masovna izdelava izpisov in poročil (angl.: COLD /Electronic Records Management);
• skeniranje, optično prepoznavanje znakov in arhiviranje (angl.: Imaging & Archiving).

Vsi omenjeni podsistemi so povezani s sporočilnim sistemom, kar nam omogoča hitrejše obveščanje o aktivnostih in dogodkih ter posledično večjo učinkovitost dela.

Zaradi potrebe po obojestranski izmenjavi podatkov dokumentni sistem povezujemo z drugimi sistemi in aplikacijami. Elektronski dokumenti so shranjeni v arhivskem strežniku ločeno od aplikacij.