Primeri uporabe
Dokumentni sistem omogoča elektronsko izvedbo in uporabo kateregakoli dokumentno intenzivnega procesa, ne glede na njegovo specifičnost, zapletenost ali dejavnost podjetja. Procesi so prilagojeni vlogam zaposlenih, ki naloge prejemajo, izvajajo in oddajajo elektronsko. Delo poteka hitreje, z manj usklajevanj in z bistveno manj napakami. Podatki se avtomatično pridobivajo iz različnih aplikacij kar skrajšuje čas iskanja, priprave dokumentov in obdelave zahtev.
Dokumenti sledijo toku izvajanja procesov, ki so opisani s statusi, z akcijami na posameznih statusih in z udeleženci v procesu. Dokumente lahko pregledujemo, potrjujemo, posredujemo drugim zaposlenim, zavračamo, komentiramo,… Vsi dokumenti in podatki o poslih, strankah in partnerjih so zbrani na enem mestu. Med seboj so povezani in pregledno razvrščeni.
Iskanje je hitro in enostavno. Na različnih nivojih jih pregledujejo osebe z dostopnimi pravicami.
Za lažjo predstavo o možnostih izvedbe procesov v dokumentnem sistemu v nadaljevanju navajamo nekaj najpogostejših primerov.
Iskanje je hitro in enostavno. Na različnih nivojih jih pregledujejo osebe z dostopnimi pravicami.
Za lažjo predstavo o možnostih izvedbe procesov v dokumentnem sistemu v nadaljevanju navajamo nekaj najpogostejših primerov.
PROCES CENTRALNE NABAVE
Proces centralne nabave je eden ključnih procesov v organizaciji, saj pripomore k zniževanju stroškov.
Proces centralne nabave je eden ključnih procesov v organizaciji, saj pripomore k zniževanju stroškov.
PROCES ODOBRITVE BANČNEGA POSLA
Pomembno je, da postopki odobritve bančnih vlog, zahtev in poslov potekajo hitro.
Z elektronsko izvedbo procesa odobritve bančnega posla so vsi prejeti in poslani dokumenti o poslovnih partnerjih in poslih (krediti, depoziti, garancije, kartice, računi, …) shranjeni na enem mestu – v centralnem elektronskem arhivu.
Pomembno je, da postopki odobritve bančnih vlog, zahtev in poslov potekajo hitro.
Z elektronsko izvedbo procesa odobritve bančnega posla so vsi prejeti in poslani dokumenti o poslovnih partnerjih in poslih (krediti, depoziti, garancije, kartice, računi, …) shranjeni na enem mestu – v centralnem elektronskem arhivu.
PROCES ODOBRITVE LEASING POSLA
Elektronska izvedba procesa odobritve leasing posla v dokumentnem sistemu zahteva poznavanje leasing poslovanja, izkušnje pri elektronski izvedbi procesov in prilagodljivost rešitve načinu dela stranke.
Elektronska izvedba procesa odobritve leasing posla v dokumentnem sistemu zahteva poznavanje leasing poslovanja, izkušnje pri elektronski izvedbi procesov in prilagodljivost rešitve načinu dela stranke.
PROCES DODELITVE POOBLASTILA
Elektronska izvedba procesa dodelitve pooblastila v dokumentnem sistemu prinaša večjo preglednost in doslednost izvajanja postopkov pri dodeljevanju pooblastil, nadzor nad pooblastili zaposlenih in lažje sledenje aktivnostim. Pika na i je popoln nadzor nad uporabo licenc za programsko opremo, obveščanje pred iztekom pogodb (licence, vzdrževanje, tehnična podpora), načrtovanje stroškov licenčnin, …
Elektronska izvedba procesa dodelitve pooblastila v dokumentnem sistemu prinaša večjo preglednost in doslednost izvajanja postopkov pri dodeljevanju pooblastil, nadzor nad pooblastili zaposlenih in lažje sledenje aktivnostim. Pika na i je popoln nadzor nad uporabo licenc za programsko opremo, obveščanje pred iztekom pogodb (licence, vzdrževanje, tehnična podpora), načrtovanje stroškov licenčnin, …
PROCES POTRJEVANJA RAČUNOV
Proces potrjevanja računov je poleg vhodne pošte eden najpogosteje izvedenih procesov v dokumentnem sistemu. Možnosti izvedb je veliko, zato v nadaljevanju navajamo le najpreprostejšo izvedbo.
Proces potrjevanja računov je poleg vhodne pošte eden najpogosteje izvedenih procesov v dokumentnem sistemu. Možnosti izvedb je veliko, zato v nadaljevanju navajamo le najpreprostejšo izvedbo.
PROCES VHODNE POŠTE
Proces vhodne pošte lahko bistveno hitreje in učinkoviteje izvajamo elektronsko.
Proces vhodne pošte lahko bistveno hitreje in učinkoviteje izvajamo elektronsko.