Proces centralne nabave je eden ključnih procesov v organizaciji, saj pripomore k zniževanju stroškov. Povezuje več manjših procesov, ki jih elektronsko izvedemo v dokumentnem sistemu.

Pomembno je, da vemo kje stroški nastajajo in jih znamo uspešno nadzorovati. Prvi nadzor mora biti dovolj zgodaj, da lahko še zaustavimo nepotrebne nakupe ali pa z združevanjem nabave iztržimo boljše cene pri dobaviteljih. S preglednim postopkom izbire dobavitelja se izognemo morebitnemu sprejemanju enostranskih odločitev v škodo družbe. Ustrezno urejeno pogodbeno razmerje z dobaviteljem je osnova za izdajo naročilnice in elektronsko potrjevanje količinske in kakovostne ustreznosti dobave. Avtomatično preverjanje zneskov računov in naročilnic odpravlja ponovno potrjevanje računov.

Podatki se skupaj s povezavami na skenirane dokumente avtomatično prenesejo v saldakonte/glavno knjigo. Računovodstvo na koncu poskrbi samo še za knjiženje in plačilo.

Vsi dokumenti, ki jih paketno skeniramo se shranjujejo v elektronskem arhivu in so v okviru procesa na voljo za pregled osebam s pravicami. Vedno imamo na voljo informacijo o tem, kje so potrebe po nabavi blaga ali storitev, kdo je vključen v izbor dobavitelja, kako je potekalo elektronsko glasovanje, kakšen je status pogodbe, kdo je potrdil naročilo, kdaj se prevzete količine blaga ne ujemajo z naročenimi, ali je znesek prejetega računa še v pogodbenih okvirih, … ipd.