Elektronska izvedba procesa dodelitve pooblastila v dokumentnem sistemu prinaša večjo preglednost in doslednost izvajanja postopkov pri dodeljevanju pooblastil, nadzor nad pooblastili zaposlenih in lažje sledenje aktivnostim. Pika na i je popoln nadzor nad uporabo licenc za programsko opremo, obveščanje pred iztekom pogodb (licence, vzdrževanje, tehnična podpora), načrtovanje stroškov licenčnin, …

V dokumentnem sistemu za vsakega zaposlenega določimo pooblastilo za uporabo aplikacij, osnovnih sredstev podjetja, dostope do prostorov ter morebitna druga pooblastila, ki imajo določeno veljavnost. Dokument pooblastila je nekakšna mapa, ki vsebuje podatke
o zaposlenih, o organizacijski hierarhiji, stroškovnih mestih, …

Dodeljeni profili so vezani na delovno mesto zaposlenega, ki se avtomatično pridobivajo iz kadrovske evidence, z njim pa tudi matični podatki o zaposlenemu, njegova nadrejena oseba, oddelek, davčna številka, stroškovno mesto, …
Pravice, ki izhajajo iz profilov lahko pooblaščene osebe dodeljujejo/odvzemajo dinamično preko procesnih akcij. Obveščanje lastnika profila, nadrejenih in IT administratorjev o spremembah statusa profila (v postopku kreiranja/realizacije, čakajoč na podpis, zavrnjen, veljaven, preklican) poteka preko elektronske pošte. Celotna zgodovina zaposlenega in vseh aktivnosti na dokumentu pooblastilo (kdo je kaj spreminjal in kdaj) je zabeležena v revizijski sledi.