Elektronska izvedba procesa odobritve leasing posla v dokumentnem sistemu zahteva poznavanje leasing poslovanja, izkušnje pri elektronski izvedbi procesov in prilagodljivost rešitve načinu dela stranke. Primeri iz prakse kažejo, da je elektronska izvedba procesa pri manjših leasing podjetjih enostavna, pri večjih pa dokaj zapletena.

Izhajamo iz mape partnerja, kjer se poleg osnovnih podatkov o partnerju pridobljenih iz ERP sistema, nahaja celotna zgodovina poslov. Za vsako vrsto partnerja in vrsto posla so vnaprej določeni obvezni dokumenti, ki jih je potrebno pridobiti. Vse dokumente vezane na leasing posel skeniramo, zajamemo podatke iz dokumentov, določimo prejemnike in arhiviramo v elektronskem arhivu.

Leasing mapa nastane avtomatično na osnovi odobrenega sklepa in podatkov iz različnih aplikacij, kar skrajšuje čas iskanja, priprave dokumentov in obdelave zahtev. Dokumente in datoteke, ki nastajajo tekom izvajanja procesa ali jih prejmemo po pošti, enostavno dodamo v ustrezne leasing mape in jih povežemo z drugimi dokumenti. Prejemniki dokumentov so o udeležbi v procesu obveščeni preko e-pošte in so takoj preusmerjeni na izvajanje aktivnosti v dokumentnem sistemu.

V vsakem trenutku imamo vpogled v status posla, potrjevalce dokumentov, aktualno in manjkajočo dokumentacijo, potek izvajanja aktivnosti, potrjevanje dokumentov v času odsotnosti (namestništvo), sprejemanje odločitev na osnovi podatkov in dokumentacije ter celotno zgodovino potrjevanja s pripadajočimi komentarji.

Na voljo so učinkovita orodja za spremljanje in podrobnejšo analizo procesov in dokumentov (ozka grla, trajanje procesa, aktivnosti zaposlenih, …), kar omogoča vzpostavitev učinkovitega sistema nagrajevanja.