Proces vhodne pošte lahko bistveno hitreje in učinkoviteje izvajamo elektronsko.

Prejete dokumente v sprejemni pisarni paketno skeniramo, evidentiramo, določimo prejemnike in arhiviramo v elektronskem arhivu. Po podjetju potuje samo v elektronski obliki in je takoj na voljo končnim prejemnikom (osebe, sekcije/oddelki) ali posrednikom v procesu z nalogo usmeriti pošto do ustreznih oseb v podjetju. Vsi dokumenti so zbrani na enem mestu, pregledno razvrščeni in v vsakem trenutku dostopni osebam s pravicami.

Prejemniki dokumentov so preko elektronske pošte obveščeni o prejemu vhodne pošte.
S klikom na povezavo v elektronski pošti so direktno preusmerjeni na ustrezen dokument v dokumentnem sistemu. Vse aktivnosti nad dokumenti (pregledovanje, potrjevanje, zavračanje, povezovanje dokumentov, posredovanje drugim, … ) so skupaj s komentarji zabeležene v zgodovini procesa.