Primeri uporabe
Ko govorimo o elektronskem arhivu dokumentov sta na prvem mestu varnost in zanesljivost delovanja. Varnost predvsem v smislu zaščite objektov (skeniranih dokumentov in datotek) pred nepooblaščenimi dostopi in zagotavljanja revizijske sledi. Zanesljivosti delovanja pa kot stalna razpoložljivost. Omogočati mora upravljanje praktično neomejenih količin objektov, enostavno povezovanje z drugimi sistemi in aplikacijami ter selektivno replikacijo med več arhivskimi strežniki. Elektronski arhiv IMiS/ARChive Server to vsekakor omogoča.
ARHIVIRANJE OBJEKTOV IZ HCL NOTES / DOMINO APLIKACIJ
Zanimiv je primer organizacije, kjer so se odločili za skeniranje prejetih računov. Uporabili so skenerju priloženo programsko opremo. Skenirane dokumente so v obliki priponk shranjevali kar v HCL Domino aplikacijo. V letu dni je baza skeniranih dokumentov narasla na 16 GB. Odzivni časi aplikacije so se slabšali, delo je postalo oteženo in neučinkovito.
Poslovne aplikacije danes večinoma ne izpolnjujejo zahtev za varno dolgoročno hrambo posameznega gradiva in metapodatkov. Avtentičnost, celovitost in pravna veljavnost gradiva, boljši nadzor nad dostopi do gradiva, sledljivost dogodkov in dokazljivost sprememb so ključni razlogi za integracijo DMS, ERP, CRM, BPM in drugih aplikacij z elektronskim arhivom.
Podjetja pri svojem poslovanju ustvarjajo velike količine dokumentov. Zaradi pravne varnosti in podpore poslovanju je potrebno te dokumente hraniti za daljše obdobje. Hrambo dokumentov v papirnem arhivu neposredno povezujemo s stroški prostora, papirja, tiskanja in kopiranja. Posredni stroški so še bistveno večji. Čas iskanja dokumentov in dostopnost, vključevanje dokumentov v procese in sprejemanje odločitev, tveganja povezana z neavtoriziranim vpogledom in odtujitvijo dokumentov so le nekateri dejavniki, ki resno napeljujejo na odločitev za uvedbo elektronskega arhiva.