Prejete dokumente opremimo s črtnimi kodami in jih paketno skeniramo. Med avtomatičnim razvrščanjem se skeniranim dokumentom (objektom) ob shranjevanju na arhivski strežnik IMiS/ARChive Server dodeli ID, podatki iz črtnih kod, metapodatki in ID-ji shranjenih objektov pa se shranijo v SAP zapis. Med arhiviranim objektom in SAP zapisom se vzpostavi povezava preko ArchiveLink protokola. S tem, ko uporabnik odpre SAP dokument, lahko s klikom na priponko pregleduje skenirane dokumente shranjene na arhivskem strežniku, ločeno od SAP sistema.

Prejete dokumente (račune, podpisane terenske dobavnice, naročilnice, pogodbe, … ) pred ali po vpisu v SAP sistem opremimo s črtnimi kodami. S čitalcem črtnih kod jih odčitamo in s tem avtomatično vnesemo v SAP zapis, kamor vpišemo tudi morebitne statične/dinamične metapodatke.

Med paketnim skeniranjem prejetih dokumentov se izvede prepoznava črtnih kod, ki se skupaj s podatki o skeniranih prejetih dokumentih (PDF, TIFF) ter morebitnimi drugimi metapodatki shranijo v XML datoteki.

V postopku avtomatičnega razvrščanja dokumentov v SAP sistem se vhodni podatki črpajo iz XML datoteke (črtne kode, metapodatki, povezava na izvorne objekte).
Vsaki objektni datoteki (eno ali več stranskemu dokumentu oz. datoteki) se ob shranjevanju na arhivskem strežniku dodeli unikaten identifikator (ID). ID arhiviranega objekta se skupaj s podatki iz črtne kode vnese v SAP zapis preko standardizirane SAP transactional RFC funkcije »ARCHIV_BARCODE_INSERT_RFC«.

Uporabnikom je dokument po vzpostavitvi povezave med čakajočim SAP zapisom in arhiviranim objektom dostopen preko standardiziranega ArchiveLink protokola. Arhivski strežnik IMiS/ARChive Server omogoča shranjevanje neomejenega števila objektov, neodvisno od SAP baz podatkov.

Ko SAP uporabnik odpre dokument, lahko glede na nastavitve preko menijske funkcije izbere in pregleduje skenirani dokument (PDF, TIFF). S klikom na priponko, SAP preko ArchiveLink protokola s pomočjo ID-ja pridobi elektronski dokument iz arhiva IMiS/ARChive Server in ga prikaže v integriranem SAP pregledovalniku.