Od ponudnika storitev skeniranja prejmemo datoteke skeniranih dokumentov in indeksne datoteke z metapodatki. V postopku avtomatičnega razvrščanja se skeniranim dokumentom (objektom) ob shranjevanju na arhivski strežnik IMiS/ARChive Server dodeli ID, podatki iz indeksne datoteke in ID-ji shranjenih objektov pa se shranijo v SAP zapis. Med arhiviranim objektom in SAP zapisom se vzpostavi povezava preko ArchiveLink protokola.

V primeru, da dokumentov ne skeniramo sami, ampak to za nas izvaja zunanji ponudnik storitev, nam v skladu z dogovorom po elektronski poti (e-pošta, FTP) ali s pomočjo optičnih medijev posreduje datoteke skeniranih dokumentov in indeksne datoteke z metapodatki.

V postopku avtomatičnega razvrščanja dokumentov v SAP sistem se iz datotek črpajo vhodni podatki (črtne kode, metapodatki, povezava na izvorne objekte). Vsaki objektni datoteki (eno ali več stranskemu dokumentu oz. datoteki) se ob shranjevanju v arhivskem strežniku IMiS/ARChive Server dodeli unikaten identifikator (ID). ID arhiviranega objekta se skupaj s podatki iz črtne kode vnese v SAP zapis preko standardizirane SAP transactional RFC funkcije »ARCHIV_BARCODE_INSERT_RFC«.

Uporabnikom je dokument po vzpostavitvi povezave med arhiviranim objektom in SAP zapisom dostopen preko standardiziranega ArchiveLink protokola. Arhivski strežnik IMiS/ARChive Server omogoča shranjevanje neomejenega števila objektov, neodvisno od SAP baz podatkov.

Ko SAP uporabnik odpre dokument, lahko glede na nastavitve preko menijske funkcije izbere in pregleduje skenirani dokument (PDF, TIFF). S klikom na priponko, SAP preko ArchiveLink protokola s pomočjo ID-ja pridobi elektronski dokument iz arhiva IMiS/ARChive Server in ga prikaže v integriranem SAP pregledovalniku.